文员岗位职责


Posted in 职场文书 onFebruary 04, 2015

文员岗位职责

文员是公司的基层职员,一般从事文件处理工作,也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别,但有些公司对文员的要求很高,也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。

通常文员分两类:第一类,文员即普通意义的文员;第二类,“文员”即非普通意义的文员。

主要分:行政文员、人事文员、文案文员、档案文员、销售文员

行政文员主要负责办公室日常事务。

人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。

文案文员主要负现起草文件合同等文件。

档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。

销售文员主要负责协助销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。

办公室文员岗位职责

1.负责公司行政部办公室文稿的打印、发送,负责中心文件材料的领取。

2.负责保管登记和按规定发放公司办公用品。

3.负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作。

4.负责处理本部门来往信件、传真的处理,及时上传下达,接听电话并做留言记录。

5.负责办公室的日常事务工作,做好本室的有关行政接待事务。

6.负责本部门人员的考勤和工资、福利事务。

7.负责本室会议的筹备、会议通知的拟发、下发工作,负责会议记录和文字材料的整理。

8.负责收集和撰写有关信息,及时向领导提供信息参考和建设意见。

9.负责办公室日常的安全与卫生,每天上班后认真清扫卫生、保持茶具洁净、定期擦洗办公室玻璃窗、保持窗台干净。下班前,仔细检查各类设备、设施的电源是否全部关闭,清理残留火种,倒尽烟灰缸和废纸篓,关闭窗户锁好门、谨防火灾和失盗事故。

10.做好公司管理费用支出、流水帐登记,并对费用做统计及收纳和保管。

11.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

12.根据工作计划和目标责任指标,定期组织检查落实情况,及时向领导和其它部门反馈信息。

13.提请领导应尽快办理的有关工作。

14.完成办公室主任临时交付的其他任务。

行政文员岗位职责

一、负责做好公司文件打印、复印,文件收发、资料整理、文档的归类、印章的使用和保管等行政工作。

二、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、电话、复印机的具体使用和登记,名片印制等工作。

三、负责办理员工的入职、请假、调动、辞职手续;员工的档案资料建立,全面负责员工考勤工作,统计每月考勤并交财务做账、留底。

四、社会保险的投保、申领。负责员工的就医和简单医疗应急处理,。

五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

六、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符。按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。

七、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

八、完成各项勤杂、采购工作。

九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

十、完成行政部经理或者上级领导临时交办的其他任务

人事文员岗位职责

1.协助人事部门主管按招聘流程进行新员工的招聘工作。

2.对新员工的入职和离任人员的离职手续处理。

3.协助人事部门主管对新员工的培训工作,包括入职的准备与进行后序工作。

4.全公司人员档案的电脑化创建与管理。

5.对试用期的员工进行试用与考核。

6.协助人事部门主管对全公司人事变动的工作。

7.全公司奖惩手续的办理。

8.对各类材料进行签收,整理并分类归档。

9.每日对全公司职工的考勤登记工作,制作每日、每月的考勤日报表和每月人员流动统计表以及请假表、放假手续处理和查卡、监卡和加班请求手续等。

10.月底对关联报表的整理并交于财政。

11.月底新工卡及饭卡的发放,月初对全厂职职工上月的工卡查核并及时交于财政室。

12.对全公司钥匙的管理。

13.协助舍监对宿舍名单的修正和月底水电的计算。

14.职工劳动合同、暂住证及各类保险的办理。

15.完成人事部门主管临时交托的工作。

档案文员岗位职责

1、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;

2、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理;

3、负责各类文件档案的入库工作并做好统计;

4、负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录;

5、及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;

6、负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;

7、负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符;

8、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制。

前台文员岗位职责

1.接听电话,接收传真,记录留言,按要求转接电话或记录信息,确保及时准确。

2.对来访客人做好接待、登记、引导,安排洽谈地点,及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。

3.保持公司清洁卫生,展示公司良好形象。

4.监督员工每日考勤情况,不允许作假包庇。

5.负责公司快递、信件、包裹的收发工作

6.负责办公用品的采购工作,做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。建立办公用品管理台账,保证账物相符。

7.杜绝浪费办公用品,有效控制成本。不定时检查用品库存,及时申请采购,做好后勤保障工作。

8.负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。

9.负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作,合理使用,降低材料消耗。

10.负责管理及更新公司刊物。

11.负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。

12.负责做好公司例会及中高层领导的会议记录。

13.协助上级完成日常工作,完成上级交办事物事务。

销售文员岗位职责

1、根据部门经理的指示做好各项文书工作。记录营销部经理各项口头指示,处理有关信函、电传、电话,传递各部门向营销部经理递交的公文。

2、为营销部经理准备好当日所要阅读及指示的文件资料,报刊杂志,有关文章,并准备好办公用品。主动做好营销部与其他各部门之间的沟通与信息传递工作,保证各类信息传递的及时性、准确性。

3、负责营销部一切公文(资料)来往的收发登记、整理、保管工作,严格执行保密制度;整理本部门所有文件、合同、团队会议接待通知单等,并分类归档。

4、做好营销部经理组织的部门会议的准备工作,如落实会议地点、召开时间及参加人员,并做好会议纪要,以备查阅。

5、做好门店网站的日常管理工作,在部门经理的指导下及时收集相关资料并对网站内容进行更新。负责门店产品信息的网络宣传,采取各种技术手段扩大门店产品的网络推广效果。

6、负责保管好办公室所有的办公用品及设备;负责登记、领用、分发营销部所需办公用品及相关资料。

7、部门无人时,负责接听客户打来的电话,遇有客户来电洽谈、参观等要负责代表营销部开展客户接待、洽谈工作,同时协调其他部门提供相关服务,事后向相关销售人员反馈具体情况,特殊情况及时向部门经理汇报请示。

8、收集与门店有关的市场信息,定期编发内部参考资料。

9、负责统计部门销售人员日常销售业绩并与相关部门做好核对工作,每月底进行汇总统计,上报部门月度销售成绩。

0、协助部门经理做好门店营销综合分析报告工作。

10、协调与各部门的关系,承接安排各部门内部广告、招牌、告示牌,会标等工作,负责门店美术设计与有关供应商联系等相关工作。

11、加强自我学习,充实专业知识。协助部门经理建立健全并不断完善部门各项规范制度。有创新意识,能够对工作提出合理化改良建议。

11、编排营销部每月值班表,做好本部门人员的日常考勤登记。

12、高效完成部门经理交办的其他工作。


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